Myndighet - 2

Utmaning
En division inom myndigheten hade behov att utveckla och effektivisera sin verksamhet. Med stöd av LEAN filosofin och ett nytt ärendehanteringssystem skulle handläggningstiderna kortas och kostnaderna minskas. Det nya förhållningssättet innebar en stor förändring i både kultur och arbetssätt. För att lyckas med implementeringen och skapa lust och engagemang för förändringen behövde cheferna stöd och uppbackning för att få med medarbetarna på tåget.

Lösning
Med Columbi genomfördes en kartläggning av nuläget i arbetssituationen. Totalt fick 104 personer (chefer och medarbetare) fördelat på 8 grupper lämna sina subjektiva uppfattningar. Resultatet arbetades igenom på en workshop med de åtta cheferna i ledningsgruppen och blev en grund för det fortsatta arbetet mot ett en effektivare verksamhet. Medarbetarna i de olika grupperna involverades för att fördjupa frågeställningarna och skapa engagemang inför det fortsatta arbetet.

Resultat
Med insikt om medarbetarnas uppfattning om de största utmaningarna i den befintliga arbets-situationen fick cheferna ett bra redskap till det fortsatta arbetet att balansera verksamheten mot målen; högre kundkvalitet och kortade ledtider för ärenden. Genom att involvera medarbetarna i utvecklingsarbetet skapades stolthet och ägarskap för det nya arbetssättet.

Eva Bengtsson och Birgitta Meijer, Vascaia AB